To Be Good Company

東京海上日動ファシリティーサービス株式会社 プライバシーポリシーページ

プライバシーポリシー

 東京海上日動ファシリティーサービス株式会社(以下、「弊社」といいます。)は、お客様の信頼をあらゆる事業活動の原点に置き、最高品質のファシリティーサービスを提供する価値創造企業として、永続的な成長を目指しています。このような理念のもと、弊社は、「個人情報の保護に関する法律(以下「個人情報保護法」といいます。)」、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(以下「マイナンバー法」といいます。)」その他の法令、その他のガイドライン、および東京海上グループプライバシーポリシーを遵守して、以下のとおり個人情報ならびに個人番号および特定個人情報(以下、個人番号および特定個人情報を総称して「特定個人情報等」といいます。)を適正に取り扱います。なお、本プライバシーポリシーの記載内容については、適宜見直しを行い、改善に努めていきます。

※本プライバシーポリシーにおいて、「個人情報」および「個人データ」は、特定個人情報等を除くものをいいます。

1. 個人情報の取得について

(特定個人情報等につきましては下記7.をご覧ください。)

弊社は、業務上必要な範囲内で、適法かつ公正な手段により個人情報を取得します。

2. 個人情報の利用目的について

(特定個人情報等につきましては下記7.をご覧ください。)

弊社では、次の業務を実施する目的ならびに下記5.に掲げる目的(以下「利用目的」といいます。)に必要な範囲内で個人情報を利用します。

利用目的は、お客様にとって明確になるよう具体的に定め、ウェブサイト等で公表します。また、取得の場面に応じて利用目的を限定するよう努めます。さらに、利用目的を変更する場合には、その内容をご本人に通知するか、ウェブサイト等に公表します。

  • (1)不動産およびこれに付随する設備等の保守、点検、清掃、ならびに管理
  • (2)弊社社員の雇用
  • (3)問い合わせ・依頼等への対応
  • (4)その他、お客様とのお取引を適切かつ円滑に履行するために行う業務

※グループ会社の範囲につきましては、「12.会社一覧」をご覧ください。

3. 個人データの第三者への提供について

(特定個人情報等につきましては下記7.をご覧ください。)

(1)弊社は、次の場合を除いて、ご本人の同意を得ることなく個人データを第三者に提供しません。

  • 法令に基づき提供が許容される場合
  • 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難である場合
  • 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難である場合
  • 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
  • 当該第三者が学術研究機関等である場合であって、当該第三者が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要がある場合(当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除きます。)
  • 弊社の業務遂行上必要な範囲内で、委託先に提供する場合(下記「4.個人データおよび特定個人情報等の取扱いの委託」をご覧ください。)
  • 合併その他の事由による事業の承継に伴って個人データが提供される場合
  • 弊社のグループ会社および提携先企業との間で共同利用を行う場合(下記「5.グループ会社および提携先企業との共同利用について」をご覧ください。)

(2)弊社は、法令で定める場合を除き、個人データおよび個人関連情報 を第三者に提供した場合(個人関連情報の第三者提供については提供先で個人データとして取得されることが想定される場合)には当該提供に関する事項(どのような提供先に、どのような個人データを提供したか等)について記録します。

(3)弊社は、第三者から受領した個人関連情報を、弊社が保有する他の情報と結びつける等して個人情報として利用することがあります。

4.個人データおよび特定個人情報等の取扱いの委託

弊社は、利用目的の達成に必要な範囲において、個人データおよび特定個人情報等の取扱いを外部に委託することがあります。弊社が外部に個人データおよび特定個人情報等の取扱いを委託する場合には、委託先の選定基準を定めて適切な委託先を選定し、委託契約を締結し、委託先における個人データの取扱い状況を含む情報管理体制を確認する等委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。

弊社では、例えば次のような業務に関連して、個人データおよび特定個人情報等の取扱いを委託しています。

支払調書等の作成および提出に関わる業務

5.グループ会社および提携先企業との共同利用について

(特定個人情報等につきましては共同利用を行いません。)

上記2.(1)~(4)の利用目的のため、ならびに持株会社による子会社の経営管理のために、東京海上グループ各社および提携先企業(※)との間で、以下のとおり個人データを共同利用します。

  • (1)個人データの項目:住所、氏名、電話番号、電子メールアドレス、性別、生年月日
  • (2)個人データの管理責任者:東京海上日動ファシリティーサービス株式会社

(住所および代表者の氏名等については会社概要のページをご覧ください。)

※弊社のグループ会社および提携先企業については、下記「12. 会社一覧」をご覧ください。

6.センシティブ情報のお取り扱いについて

弊社は、要配慮個人情報ならびに労働組合への加盟、門地、本籍地、保健医療および性生活に関する情報(本人、国の機関、地方公共団体、学術研究機関等、個人情報保護法第57条第1項各号もしくは同法施行規則第6条各号に掲げる者 により公開されているもの、および、本人を目視し、もしくは撮影することにより取得するその外形上明らかなものを除きます。)を、個人情報保護法その他の法令、ガイドラインに規定する場合を除くほか、取得、利用または第三者提供しません。

7.特定個人情報等のお取り扱いについて

特定個人情報等は、マイナンバー法により利用目的が限定されており、弊社は、その目的を超えて取得・利用しません。

弊社は、マイナンバー法で認められている場合を除き、特定個人情報等を第三者に提供しません。

8.個人情報保護法に基づく保有個人データおよび特定個人情報等に関する事項の通知、開示・訂正等・利用停止等について

個人情報保護法に基づく保有個人データおよび特定個人情報等に関する事項の通知、開示(第三者提供記録の開示を含む)・訂正等・利用停止等に関するご請求(以下、「開示等請求」といいます。)については、下記「11.お問い合わせ窓口」にご請求ください。ご請求者がご本人であることをご確認させていただくとともに、弊社所定の書式にご記入いただいたうえで手続を行い、後日回答します。利用目的の通知請求および開示請求については、弊社所定の手数料をいただきます。

開示等請求の詳細につきましてはこちらをご覧ください。

9.安全管理措置について

弊社では、個人データおよび特定個人情報等の漏えい、滅失またはき損の防止その他の個人データおよび特定個人情報等の安全管理措置を講じます。具体的な安全管理措置の内容につきましてはこちらをご覧ください。

10.仮名加工情報 ・匿名加工情報の取扱いについて

弊社は、仮名加工情報および匿名加工情報を適正に取り扱います。仮名加工情報および匿名加工情報の取扱いの詳細につきましてはこちらをご覧ください。

11.お問い合わせ窓口

弊社は、個人情報、特定個人情報等、仮名加工情報(個人情報であるものを除く)および匿名加工情報の取扱いに関する苦情およびご相談に対し適切かつ迅速に対応します。弊社の個人情報、特定個人情報等、仮名加工情報(個人情報であるものを除く)および匿名加工情報の取扱いならびに個人データ、特定個人情報等および匿名加工情報の安全管理措置に関するご照会、ご相談は、下記までお問い合わせください。

<お問い合わせ先>

  • 東京海上日動ファシリティーサービス株式会社 総務部
  • 電話番号 03-5289-7401
  • (受付時間:午前9時~午後5時 土日祝祭日および年末年始を除く)

住所および代表者の氏名等については会社概要のページをご覧ください。

12.会社一覧

「5.グループ会社および提携先企業との共同利用について」における、東京海上グループ会社および提携先企業は、下記のとおりです。

(1) グループ会社:

(2) 提携先企業:

弊社が個人データを共同利用している提携先企業はございません。

(注)以上の内容は、弊社業務に従事している者の個人情報、特定個人情報等、仮名加工情報および匿名加工情報については対象としていません。

2016年7月6日策定

2022年4月1日改定

Ⅰ.開示等請求手続

1. ご請求方法

個人情報保護法に基づく保有個人データの利用目的の通知、開示(第三者提供記録の開示を含みます。 )、訂正等(訂正・追加・削除)または利用停止等(利用停止・消去・第三者提供の停止)をご希望される場合には、下記窓口までご請求下さい。弊社所定の請求書類をご送付申しあげますので、請求書類に必要事項を記入のうえ弊社指定の窓口までご送付ください。この際、ご請求者の本人確認およびご請求者の保有個人データまたは第三者提供記録の特定のために、以下の書類についてもあわせてご送付願います。請求書類等の送付に係る費用についてはご請求者のご負担となりますのでご了承ください。

(1)ご請求者がご本人の場合

  • 印鑑登録証明書(現住所が記載され、発行日から3か月以内のもの)の正本
  • 運転免許証、健康保険証またはパスポート等の公的機関が発行した書類の写し
  • 開示等請求をされる保険契約の保険証券の写し(保険契約者の場合のみ)

(2)ご請求者が代理人の場合

  • 上記(1)の本人確認書類
  • 代理人自身の印鑑登録証明書(現住所が記載され、発行日から3か月以内のもの)の正本
  • 代理人自身の運転免許証、健康保険証またはパスポート等の公的機関が発行した書類の写し
  • 法定代理人の場合は法定代理権があることを確認できる書類(戸籍謄本、後見開始審判書等)
  • 委任による代理人の場合は委任状

2. 手数料

保有個人データの利用目的の通知および開示請求については、請求にかかる手数料として1,000円(消費税込)をご負担いただきます。

また、開示対象となるデータの加工等を含め、開示を実施するための費用が当該金額を上回ることが明白である場合は、開示の実施にかかる手数料として、ご請求内容に応じた実費相当額を追加でご負担いただきます。こちらについては、別途、事前に手数料額の見積もりをご連絡致します。

手数料は、弊社指定の口座に手数料をお振込みください。なお、振込手数料についてはご請求者のご負担となりますのでご了承ください。

3. 回答方法

お受けした開示等請求については、請求内容の確認・調査等を行い、手数料を要する請求については入金を確認させていただいたうえで、ご本人に対し、書面の交付による方法、電磁的記録の提供による方法その他当社所定の方法により ご回答申しあげます。代理人によるご請求の場合であっても法定代理人によるご請求の場合を除き、ご本人に対しご回答申しあげます。

開示等請求に応じることにより、ご本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合、弊社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合および法令に違反することとなる場合等ご請求に応じることができない場合がございますが、その場合にはその理由をご連絡申しあげます。

電話でのご請求・お問合せ窓口

  • 東京海上日動ファシリティーサービス株式会社 総務部
  • 03-5289-7401
  • 受付時間:午前9時~午後5時 土日祝祭日および年末年始を除く

直接来社される場合の窓口、請求書類送付先

  • 東京海上日動ファシリティーサービス株式会社 総務部
  • 所在地:〒101-0041 東京都千代田区神田須田町1-9 相鉄神田須田町ビル3F
  • 受付時間:午前9時~午後5時 土日祝祭日および年末年始を除く

Ⅱ.安全管理措置

(1)基本方針

個人データの適正な取扱いの確保のため、「個人情報保護方針」に則り、業務運営を行います。

(2)個人データの取扱いに係る規律の整備

顧客情報の適正な取得と管理、個人情報を取得する際の利用目的の明示、個人情報の施錠保管等について情報セキュリティ管理マニュアルに定めます。

(3)組織的安全管理措置

  • 個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、法や取扱規程に違反している事実または兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備します
  • 個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施します。

(4)人的安全管理措置

  • 個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施します。
  • 個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載します。

(5)物理的安全管理措置

  • 個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施します。
  • 個人データを取り扱う機器、電子媒体および書類等の盗難または紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施します。

(6)技術的安全管理措置

  • アクセス制御を実施して、担当者および取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定します。
  • 個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入します。

Ⅲ.仮名加工情報・匿名加工情報の取扱い

1. 仮名加工情報の取扱いについて

(1)仮名加工情報の作成

弊社は、仮名加工情報(法令に定める措置を講じて他の情報と照合しない限り特定の個人を識別することができないように個人情報を加工して得られる個人に関する情報)を作成する場合には、法令で定める基準に従って、適正な加工を施します。

(2)仮名加工情報等の安全管理措置

弊社は、プライバシーポリシー「10.安全管理措置について」に定めるほか、仮名加工情報および当該仮名加工情報に係る削除情報等(仮名加工情報の作成に用いられた個人情報から削除された記述等および個人識別符号ならびに加工の方法に関する情報(その情報を用いて仮名加工情報の作成に用いられた個人情報を復元することができるものに限ります。))について、法令の定めに基づき安全管理措置を講じます。

(3)個人情報である仮名加工情報の取扱い

弊社は、個人情報である仮名加工情報を取り扱う場合には、以下の対応を行います。

  • プライバシーポリシー「2.個人情報の利用目的」、「5.グループ会社および提携先企業との共同利用について」に掲げる利用目的に必要な範囲で、個人情報である仮名加工情報を利用し、利用目的を変更して他の目的で利用する場合には、変更後の利用目的を公表すること
  • 仮名加工情報である個人データおよび削除情報等を利用する必要がなくなったときは、遅滞なく消去するよう努めること
  • 法令に基づく場合、弊社の業務遂行上必要な範囲内で委託先に提供する場合、合併その他の事由による事業の承継に伴って提供する場合、弊社のグループ会社および提携先企業との間で共同利用を行う場合を除くほか、仮名加工情報である個人データを第三者に提供しないこと
  • 個人情報である仮名加工情報の元の個人情報に係る本人を識別する目的で他の情報と照合しないこと
  • 個人情報である仮名加工情報の元の個人情報に係る本人への連絡等を行う目的で当該仮名加工情報に含まれる連絡先その他の情報を利用しないこと
  • その他、個人情報である仮名加工情報および仮名加工情報である個人データを、法令に基づき許容される場合を除き、通常の個人情報および個人データと同様に取り扱うこと

(4)個人情報でない仮名加工情報の取扱い

弊社は、個人情報でない仮名加工情報を取り扱う場合には、以下の対応を行います。

  • 法令に基づく場合、弊社の業務遂行上必要な範囲内で委託先に提供する場合、合併その他の事由による事業の承継に伴って提供する場合、弊社のグループ会社および提携先企業との間で共同利用を行う場合を除くほか、個人情報でない仮名加工情報を第三者に提供しないこと
  • 取り扱う仮名加工情報の漏えいの防止その他の仮名加工情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じること
  • 法令で定める基準に従って、個人情報でない仮名加工情報を取り扱う従業員に対し必要かつ適切な監督を行うこと
  • 個人情報でない仮名加工情報の取扱いを委託する場合には、法令で定める基準に従って、委託先に対し必要かつ適切な監督を行うこと
  • 個人情報でない仮名加工情報の元の個人情報に係る本人を識別する目的で他の情報と照合しないこと
  • 個人情報でない仮名加工情報の元の個人情報に係る本人への連絡等を行う目的で当該仮名加工情報に含まれる連絡先その他の情報を利用しないこと

2.匿名加工情報の取扱いについて

(1)匿名加工情報の作成等

弊社は、匿名加工情報(法令に定める措置を講じて特定の個人を識別することができないように個人情報を加工して得られる個人に関する情報であって、当該個人情報を復元することができないようにしたもの)を作成等する場合には、以下の対応を行います。

  • 法令で定める基準に従って、適正な加工を施すこと
  • 法令で定める基準に従って、削除した情報や加工の方法に関する情報の漏えいを防止するために安全管理措置を講じること
  • 作成した匿名加工情報に含まれる情報の項目を公表すること
  • 作成の元となった個人情報の本人を識別するための行為をしないこと

第三者から匿名加工情報を取得した場合は、元の個人情報に係る本人を識別する目的で、削除した情報や加工の方法に関する情報を取得し、または他の情報と照合しないこと

(2)匿名加工情報の提供

弊社は、匿名加工情報を第三者に提供する場合には、提供しようとする匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目と提供の方法を公表するとともに、提供先となる第三者に対して、提供する情報が匿名加工情報であることを明示します。

3.お問い合わせ

弊社は、匿名加工情報および個人情報でない仮名加工情報の取扱いに関する苦情およびご相談に対し適切かつ迅速に対応します。お問い合わせ先については、プライバシーポリシー「11.お問い合わせ窓口」をご覧ください。